Automatisering

Automatisk utsendelse av epost/SMS/brev

Automatisering lar deg opprette regler som sender meldinger til givere og medlemmer, eller lage oppfølgingsoppgaver til brukere. Les gjennom og test regelen grundig før aktivering for å unngå uønskede utsendinger.

Før du går i gang med å opprette regelen anbefaler vi å opprette malene (e-post/SMS/brev) som regelen skal benytte, da disse er nødvendige for å få lagret regelen.

Gå til Basisopplysninger – Automatisering for å opprette og administrere en automatisert regel. 

Regler

Regler er arbeidsflyter som utløses av hendelser i systemet. Du kan opprette regler for å automatisere utsendelse av velkomstbrev ved innmeldelse, eller opprette oppfølgingsoppgaver til dere selv. 

Tilstand

En regel kan ha en av fire tilstander:

• Pauset: Regelen kjører ikke. Legges i fanen "Pauset"
• Avsluttet: Regelen kjører ikke. Legges i fanen "Avsluttet" 
• Aktiv: Regelen kjører for alle treff på kriteriene.
• Test: Regelen utløses kun hvis e-post eller telefon spesifisert i regelen er knyttet til kontakten som utløser hendelsen. Bruk dette for trygg testing av regelen.
  

Utløses av

• Kontakter: Utløses når en ny kontakt opprettes. Begrens med betingelser.
• Betalingsavtaler: Utløses når en ny avtale opprettes. Begrens med betingelser.
• Manuell handling: Utløses kun når du ber om det. Kan kobles til nettbutikk eller kjøres på et utvalg.

Betingelser for regel

Filtrer på feltene for kontakten eller betalingsavtalen for å begrense hva som skal trigge regelen. Hvis for eksempel du har valgt at avtalen skal utløses av betalingsavtaler kan du her begrense det til å bare gjelder betalingsavtaler med en bestemt avtaletype eller prosjekt. 

Hva skal skje

Legg til en eller flere handlinger som skal utføres når regelen utløses. Du kan velge mellom:

• Send til bruker. Send en e-post til valgt bruker, skal det være flere mottakere må du legge til flere handlinger.
• Send til kontakt. Send en e-post, SMS eller brev til kontakten. Det kan også sendes en epost-kopi til en bruker. Eposten vil være samme som står i epost-fanen i malen benyttet.
• Legg oppgave i oppgavelisten.

Det er mulig å planlegge hendelser opp til et år frem i tid. 

På denne måten kan du automatisere et lengre automatisert løp for nye givere og medlemmer. For eksempel kan dette være en SMS og en epost for å bekrefte oppstart, en epost med mer informasjon etter 1 måned og, et takkebrev etter 1 år. Eksempel:

Automatisk utførte hendelser

Under Automatisk utførte hendelser kan du se historikk over utløste regler og planlagte hendelser frem i tid.

Hvordan sender vi automatisk e-postbekreftelse til alle som registrerer seg som medlem eller fast giver?

1. Lag en e-postmal med ønsket tekst og fletteord. Dette gjør du under Basisopplysninger - Maler. 
2. Opprett en regel med Utløses av: Manuell handling.  
3. Legg handlingen «Send til kontakt» og velg e-postmalen.
4. Sett i «Test»-tilstand. 
5. Knytt den til nettbutikken som brukes for registrering av medlem/fast giver. Gå til Basisopplysninger - Nettbutikk og åpne nettbutikken du vil regelen skal gjelde for. Knytt til regele nederst under Generelt. 
6. Test ved å melde deg inn med via nettbutikken.
7. Sett til «Aktiv» når teksten og flyten er riktig.